档案管理规范编写规则
机械部
档案管理规范编写规则
1994年5月4日，机械部
本规则参照ＧＢ1．1一87《标准化工作导则 标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
ＧＢ1．1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3．1 贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
3．2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3．3 规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
┍━ 封面与首页（见5．1条）
概述部分━━━┥ 目次（见5．2条）
│ 规范名称（见5．3条）
┕━ 引言（见5．4条）
┍━主题内容与适用范围（见6．1条）
│ 引用标准及法规文件（见6．2条）
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号（见6．3条）
│ 管理规范内容（见6．4条）
┕━检查与考核（见6．5条）
┍━附录（见7．1条）
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明（见7．2条）
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
5 概述部分
5．1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合ＧＢ1．2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5．2 目次
5．2．1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。
5．2．2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5．2．3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5．3．1 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例：科学技术档案案卷构成的一般要求
（说明部分）
5．3．2 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
例：标准化工作导则 标准编写的基本规定
5．3．3 规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。
例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。
5．4 引言
引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
6 正文部分
6．1 主题内容与适用范围
6．1．1 主题内容
简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）
一般采用下列典型用语：
“本规范规定了……。”
6．1．2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……，……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6．2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
6．3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
6．4 管理规范内容
6．4．1 管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6．4．2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6．4．3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
6．5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7．1 附录
7．1．1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7．1．2 “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7．1．3 “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括：
Ａ．规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
Ｂ．规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
Ｃ．正确使用规范的说明等。
7．2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8．1 档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8．2 章．条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。
8．3 章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8．4 标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。
9 终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4。
附录一 档案管理规范层次编号示例（补充件）
┍━ ┍ 1 ┍6.4.3.1
│ │ 2 ┍6.1 │6.4.3.2
│ │ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│ │ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│ │ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│ │ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│第一篇━┥ 7 │ ┕6.4.5 │6.4.3.7
│ │ 8 ┕6.6 ┕6.4.3.8
│ │
│ ┕ 9
│
正文部分┥ ┍12.3.1 ┍12.3.5.1
│ ┍10 │12.3.2 │12.3.5.2
│ │11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│ │ │12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│ │12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│ │14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│ │15 ┕12.3.8
│ ┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥ │B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注：
1．引言部分可有可无。
2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
附录二 档案管理规范条文排列格式示例
（补充件）
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│ （引言） │
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1 （章的标题）
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
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┕━━━━━━━━━━┙
1．1（条的标题）
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1．2（条的标题）
1．2．1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1．2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━┙
1．2．2．2
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2（章的标题）
2．1（条的标题）
2．1．1（条的标题）
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．1．2（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．2（条的标题）
2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━┙
2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．3（条的标题）
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
注：①┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
②┍━━━━━━━━━┑
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1） ┍━━━━━━━━━┑
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3（章的标题）
3．1（条的标题）
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┍━━━━━━━━┑
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ａ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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ｂ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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3．2（条的标题）
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附加说明：
本规范由机械部办公厅档案处组织起草
本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德
鞍山市人民政府办公厅关于印发鞍山市人民政府政务信息工作暂行办法的通知
辽宁省鞍山市人民政府办公厅
鞍山市人民政府办公厅关于印发鞍山市人民政府政务信息工作暂行办法的通知
鞍政办发〔2006〕86号
各县（市）、区人民政府，市政府各部门，各有关单位：
经市政府同意，现将《鞍山市人民政府政务信息工作暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
二OO六年九月一日
鞍山市人民政府政务信息工作暂行办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强对全市政府系统政务信息工作的管理，提高政务信息工作水平，促进政务信息工作的规范化、制度化和科学化，发挥政务信息工作对经济建设和社会事业发展的推动作用，根据《国务院办公厅关于印发〈政务信息工作暂行办法〉的通知》（国办发〔1995〕53号）的有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 政务信息工作必须坚持科学发展观，以“三个代表”重要思想为指导，遵守宪法、法律、法规，坚持实事求是的原则。
第三条 政务信息是指从政府工作、社会经济运行和社会各项事业发展中收集、分析、整理、加工提炼出来的，为政府和各级领导了解情况、科学决策和实施领导服务的参考信息。凡与政府工作和决策相关的反映政治、经济、社会等各方面的政策性、前瞻性、动态性、预见性信息，均属政务信息收集范围。
第四条 政务信息工作是各级人民政府及其部门的一项重要工作，各级政府及其部门要充分发挥政务信息的整体服务功能。其主要任务是，反映政府工作及社会、经济发展中的重点、难点、热点及敏感问题，反映在建立和完善社会主义市场经济体制进程中出现的新情况、新问题、新思路、新举措、新经验，为各级政府把握全局、科学决策和实施领导提供及时、准确、全面、有参考价值的信息。
第五条 为各级领导科学决策和实施领导提供信息服务，是各级政府及其各部门、各单位政务信息工作的重要职责。政务信息工作实行分层次服务，以服务本级政府为重点，同时，向上级政府报送信息。
第二章 政务信息机构
第六条 市政府办公厅是市政府政务信息工作的协调管理部门，负责本办法的贯彻实施，负责全市政府系统政务信息收集、筛选、编辑、报送及业务指导和信息人员培训工作。
第七条 各县（市）、区人民政府要建立健全政务信息工作机构，市直部门要明确负责政务信息工作的内设机构；各县（市）、区，市政府各部门，各单位要组建信息网络队伍。要在办公室设专职信息工作人员（须为在编人员），负责信息工作。
第八条 政务信息工作机构的主要职责：
（一）依据党和国家的方针、政策，结合本地区、本部门的工作部署，研究制定政务信息工作计划，并组织实施；
（二）做好政务信息的收集、整理、加工、传递、反馈和存储等日常工作；
（三）结合政府的中心工作和领导关注的问题，以及从信息中发现的重要问题，组织开展信息调研，提供有分析、有建议的专题调研或综合信息；
（四）组织开展政务信息工作经验交流活动，了解和指导下级单位的政务信息工作；
（五）组织本地区、本部门政务信息工作人员的业务培训；
（六）定期组织召开信息工作会议。
第三章 政务信息工作人员基本条件和职责
第九条 政务信息工作人员应具备的基本条件：
（一）努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，热爱政务信息工作，有较强的事业心和责任感，作风正派，实事求是。
（二）熟悉党的路线、方针、政策，熟悉政府或者本部门的主要业务工作。
（三）掌握政务信息工作的基本知识和工作技能，具备一定的经济、科技和法律等方面的基本知识。
（四）具有较强的综合分析能力、文字表达能力、组织协调能力。
（五）严格遵守党和国家保密制度。
第十条 政务信息工作人员的基本职责：
（一）收集、整理、加工、传递、反馈、储存政务信息。
（二）通过信息如实向上级反映本地区、本部门情况，为领导科学决策提供参考。
（三）积极参与政务信息的理论研讨和调查研究工作，提出改进政务信息工作的建议。
（四）完成领导交办的其他工作任务。
第四章 政务信息报送制度
第十一条 政务信息报送原则
（一）坚持实事求是的原则。上报的各类信息要全面、真实、准确，不夸大成绩，不回避问题。
（二）坚持及时准确的原则。紧急重要情况要及时报市政府，最迟不得晚于事件发生后1小时。严禁重大突发事件迟报、漏报、谎报和瞒报。
（三）坚持按程序上报的原则。各县（市）区政府和市政府各部门上报的紧急重要信息要先行报市政府，如需报上级有关部门，须经市政府审核同意。
第十二条 政务信息报送程序
（一）信息报送单位和各延伸网络单位必须按要求时限及时向市政府报送各类信息，由市政府信息办公室进行筛选、综合、加工和编发，向市政府领导报送。
（二）向国务院办公厅和省政府办公厅报送的信息，由市政府办公厅统一汇集、综合、分析上报。
（三）工作时间以外发生的紧急重大突发事件的信息，由县（市）、区政府和市直有关部门直接向市政府值班室报送，由政府值班室负责按程序报告。
（四）各信息直报单位和延伸网络单位上报的信息，受到党中央、国务院、省政府、市政府领导同志批示的，市政府办公厅负责将批示反馈给报送单位。
（五）对领导在上报信息上的批示需要反馈的，有关部门或单位要及时通过信息渠道向领导反馈批示的办理情况。
第十三条 市政府办公厅根据国家、省和市领导关注的重点及中心工作的需要，定期或不定期通过《政务信息》（《业务通讯》）栏目下发《信息报送要点》和约稿通知单，各单位要按《信息报送要点》和约稿通知的内容和时限要求，认真组织信息稿件并及时上报。
第十四条 信息直报制度
（一）信息直报点是省、市政府系统政务信息网络的重要组成部分，担负着反映基层情况的重要职责。
（二）省、市政府办公厅信息直报点要由专人负责，信息传递要在省、市政府部门的党政信息网上进行，非保密信息也可以在互联网上进行。
（三）市政府办公厅对信息直报点实行动态管理。每年对各信息直报点进行综合考核，根据考核情况，实行末位淘汰制调整。
第十五条 信息保密制度
（一）政务信息工作人员必须严格遵守相关保密规定。
（二）凡涉密信息要通过机要渠道传递，采用微机远程通信传递时必须使用加密机。
（三）绝密信息报给指定领导后，要按时限收回并严格按有关保密规定处理，严防遗失泄密。
第五章 政务信息报送内容及质量要求
第十六条 政务信息工作机构要围绕政府中心工作和各级领导关注、人民群众关心、社会反映强烈的热点、难点问题有针对性地报送信息，具体包括以下内容：
（一）国务院及省、市政府的重大部署、重大政策、法律、法规等的贯彻落实情况，包括采取的措施，群众的反映，执行中出现的新情况、新问题及工作意见和建议。
（二）上级领导同志检查工作时重要讲话精神的贯彻落实情况。
（三）各级政府和市直部门重要工作情况动态，如：工作新思路、任务目标、创新举措、重点工作进展情况和取得的成效。
（四）重要社情民意、社会动态和社会不稳定因素及分析。
（五）重大突发事件。
（六）重要资料信息。
（七）预测、预警信息。
第十七条 报送信息的质量要求
（一）格式规范。上报信息要注明报送单位、签批人、报送人、报送时间、联系方式等并加盖公章，涉及重要内容、重大事项的信息须经本地区或本部门主要领导审核、签发。
（二）内容真实、准确、全面。反映的事件必须真实有据，重大事件上报前，务必核实；信息中涉及的时间、地点、人员、事例、数字和计量单位务必准确无误；信息内容要具有时效性、针对性、典型性和可借鉴性；紧急重要信息要体现时间、地点、事件、起因、经过、结果等完整要素。
（三）主题鲜明，文题相符，言简意赅，层次清晰，逻辑严谨，力求用最简练的文字和有代表性的数据反映事物的真实状况和发展趋势。
（四）反映情况和问题要有深度，要透过事物的表面，揭示事物的本质和深层次问题，做到有情况，有分析，有预测，有建议。
第六章 考核和奖惩
第十八条 市政府办公厅负责定期向市政府报告全市政务信息工作情况，向全市通报信息工作的先进典型和存在的问题，对信息工作进行考核和奖惩。
（一）政务信息工作实行全年目标管理考核。市政府办公厅根据实际情况，制定当年全市政府系统信息工作考核管理目标，并以每两个月下发一次的《政务信息采用条目》和每季度下发一次的《政务信息采用情况通报》作为考核和评价各县（市）区政府、市政府各部门、各单位政务信息工作的主要依据。
（二）各县（市）区、市政府各部门、各单位要高度重视信息报送工作，建立健全信息工作制度，落实工作责任，严格信息工作考核。要把信息工作完成情况作为信息员职务晋升、年终评优、奖励等方面的重要条件。
（三）市政府每年度进行一次全市政务信息工作先进单位和优秀信息员的评比表彰活动，并在年度信息工作总结会议上通报表彰。
（四）对违反信息工作原则，漏报、迟报、谎报、瞒报紧急重大情况或目标管理考核不达标的部门和单位，市政府办公厅将适时予以通报批评，并责成有关单位或部门写出书面检查，限期整改。对造成严重后果的，将追究有关领导和人员责任。
第十九条 信息工作先进单位评选条件
（一）领导重视和支持政务信息工作，切实解决政务信息工作中的实际问题。
（二）政务信息工作机构、队伍、网络、制度和手段健全，能够有效地开展信息工作。
（三）信息上报及时，质量较高，数量和采用量达到规定标准。
第二十条 优秀信息工作者评选条件
（一）政治素质和业务素质好。
（二）热爱信息工作，报送的信息数量多、质量好，被上级采用的条数多，对领导指导工作和科学决策有参考价值。
（三）积极参加市政府组织的相关活动和培训。
第七章 组织领导
第二十一条 政务信息工作实行市政府领导下的分级负责制。
（一）市政府政务信息工作由市长或常务副市长负责领导，日常和具体工作由市政府办公厅主任、分管副主任负责。
（二）各县（市）区政府和市政府各部门的主要领导是本地区、本部门信息工作的第一责任人。
第二十二条 各县（市）区政府、市政府各部门、各单位要切实加强对政务信息工作的领导，把信息工作列入重要日程。要按照政府工作要求，制定年度信息报送计划和阶段安排意见，充分发挥整体服务功能，认真做好信息协调和市领导批示贯彻落实情况的信息反馈工作。
第二十三条 各县（市）区政府和市政府各部门、各单位分管信息工作的领导，要经常听取政务信息工作汇报，帮助解决工作中的实际困难和问题，在人、财、物等方面予以大力支持，保证政务信息工作正常开展。同时，要在政治上、工作上、生活上关心政务信息工作人员，尽可能地为其提供参与重要会议、阅读文件、参加调研的机会和其它便利条件。
第八章 附 则
第二十四条 本办法由市政府办公厅负责解释。
第二十五条 本办法自印发之日起施行。